Die erste Rechnung: Pflichtangaben, Nummernkreis und typische Fehler

Warum die Form zählt

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie ist der Beleg, auf den sich Ihr Kunde beim Vorsteuerabzug stützt, und der Nachweis, den Ihre Buchführung und später das Finanzamt sehen. Der Empfänger kann Vorsteuer in der Regel nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung abziehen. Fehlt eine Pflichtangabe, entsteht Korrekturaufwand auf beiden Seiten.

Deshalb lohnt es sich, die Vorlage einmal sorgfältig aufzusetzen und danach nicht mehr von Hand zu ändern. Wer ein Rechnungsprogramm nutzt, übernimmt diese Arbeit zum Teil. Prüfen sollten Sie die Vorlage trotzdem selbst, denn Stammdaten wie Anschrift und Steuernummer trägt immer jemand ein.

Die Pflichtangaben im Überblick

Den Nummernkreis aufsetzen

Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Aussteller einmalig vergibt. Das lässt Spielraum: Sie können eine einzige Reihe führen oder getrennte Reihen für Rechnungen, Gutschriften und verschiedene Standorte. Wichtig ist nur, dass keine Nummer zweimal vorkommt und Lücken erklärbar bleiben.

• Beginnen Sie mit einem festen Muster, zum Beispiel Jahr und laufende Nummer.
• Lassen Sie die Software die Nummern vergeben. Von Hand entstehen über Monate Dubletten.
• Halten Sie fest, wie mit stornierten Rechnungen umgegangen wird. Eine Storno Rechnung bekommt eine eigene Nummer.
• Legen Sie vorab fest, wer Nummern ändern darf. Am besten niemand.

Fünf Fehler, die im Alltag auftreten

1. Leistungszeitpunkt fehlt. Viele Vorlagen führen nur das Rechnungsdatum. Ergänzen Sie ein Feld für Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
2. Steuernummer veraltet. Nach einer Gründung ändert sich die Nummer häufig. Prüfen Sie die Stammdaten, bevor die erste Rechnung hinausgeht.
3. Leistungsbeschreibung zu knapp. Beratung März steht für den Empfänger für nichts. Beschreiben Sie, was geleistet wurde.
4. Mehrere Steuersätze vermischt. Wer Leistungen mit unterschiedlichem Steuersatz berechnet, muss das Entgelt je Steuersatz ausweisen.
5. Nachträgliche Änderungen im PDF. Ist eine Rechnung versendet, ändern Sie sie nicht. Stellen Sie eine Korrektur oder eine Gutschrift mit eigener Nummer aus.

Kleinbeträge, Vorauszahlungen und Gutschriften

Für Rechnungen bis 250 Euro sieht § 33 UStDV erleichterte Anforderungen vor, zum Beispiel müssen Name und Anschrift des Empfängers nicht stehen. Bei Vorauszahlungen gilt statt des Leistungszeitpunkts der Zeitpunkt der Entgeltvereinnahmung, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt. Stellt der Empfänger die Rechnung aus, muss sie als Gutschrift bezeichnet sein.

Was Ihre Software leisten sollte

• Pflichtfelder, die sich nicht überspringen lassen.
• Nummernvergabe ohne Handarbeit und ohne die Möglichkeit, Nummern zu überschreiben.
• Getrennte Felder für Rechnungsdatum und Leistungszeitraum.
• Eine Warnung vor dem Versand, wenn eine Pflichtangabe fehlt.
• Ein Export, den Ihre Kanzlei verarbeitet.