Belege richtig aufbewahren: ein Ablauf, der einer Prüfung standhält
Was die GoBD verlangen, wie lange welche Unterlage bleiben muss und wie Sie daraus einen festen Ablauf machen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die GoBD verlangen, dass elektronische Bücher und Belege nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar geführt werden.
- Aufbewahrt werden Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe und übrige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre (§ 147 AO).
- Gezählt wird ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstand. Solange sie für nicht verjährte Steuern nötig ist, bleibt sie erhalten.
- Bei einer Außenprüfung darf die Finanzverwaltung die Daten einsehen, maschinell auswerten oder in auswertbarer Form anfordern (§ 147 Absatz 6 AO).
- Die Verfahrensdokumentation hält fest, wie Belege bei Ihnen erfasst, gebucht und abgelegt werden. Bei einer Prüfung hilft sie, Ihre Abläufe zu erklären.
Die sechs Grundsätze und was sie im Alltag bedeuten
| Grundsatz | So setzen Sie ihn um |
|---|---|
| Nachvollziehbar | Jeder Beleg lässt sich einem Geschäftsvorfall und einer Buchung zuordnen. |
| Vollständig | Kein Beleg geht verloren. Eingänge laufen über feste Wege, nicht über private Postfächer. |
| Richtig | Inhalt und Buchung stimmen überein, Korrekturen sind als solche erkennbar. |
| Zeitgerecht | Belege werden zeitnah erfasst, nicht am Quartalsende. |
| Geordnet | Ablage und Benennung folgen einem festen Schema. |
| Unveränderbar | Nach der Ablage ändert niemand den Inhalt. Änderungen sind protokolliert. |
Die Grundsätze stammen aus den GoBD, die das Bundesfinanzministerium zuletzt am 14. Juli 2025 in einer zweiten Änderung angepasst hat.
Wie lange was bleiben muss
| Unterlage | Frist | Beispiel: Entstehung 2026, Frist endet |
|---|---|---|
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre | 31. Dezember 2036 |
| Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen | 8 Jahre | 31. Dezember 2034 |
| Handelsbriefe und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | 31. Dezember 2032 |
Die Zählung setzt am Ende des Kalenderjahres ein, in dem die Unterlage entstanden ist. Kürzere Fristen anderer Steuergesetze haben Vorrang.
Die Fristen sind Mindestfristen. Solange eine Unterlage für eine Steuer gebraucht wird, deren Festsetzung noch nicht verjährt ist, bleibt sie erhalten. Wer Belege löscht, sobald das Ende der Regelfrist erreicht ist, sollte deshalb die Verjährung mit der Kanzlei abstimmen.
Der Ablauf in fünf Schritten
- Eingangswege festlegen. Bestimmen Sie, auf welchen Wegen Belege zu Ihnen kommen: ein Rechnungspostfach, Banktransaktionen, Papier. Wer nur diese Wege zulässt, verliert keinen Beleg.
- Zeitnah erfassen. Legen Sie einen festen Rhythmus fest, etwa wöchentlich. Ein Beleg, der erfasst ist, kann nicht mehr verschwinden.
- Unveränderbar ablegen. Die Ablage muss verhindern, dass Inhalte nachträglich geändert werden, oder Änderungen protokollieren. Die Originaldatei zählt, nicht ihre Ansicht.
- Benennen und verknüpfen. Ein Schema aus Datum, Aussteller und Nummer genügt. Wichtig ist, dass Beleg und Buchung aufeinander verweisen.
- Löschen mit Plan. Halten Sie fest, wann welche Unterlage gelöscht wird, und wer das veranlasst.
Die Verfahrensdokumentation
Sie beschreibt in einfachen Worten, wie Ihr Betrieb Belege erfasst, verarbeitet, ablegt und prüft. Bei einem kleinen Unternehmen kann das eine Handvoll Seiten sein. Wichtig ist, dass sie stimmt: Was dort steht, muss gelebt werden. Beginnen Sie mit den Eingangswegen, nennen Sie die eingesetzte Software mit Version und Zuständigen, und halten Sie fest, wie Änderungen dokumentiert werden.
Was Sie von Ihrer Software verlangen sollten
- Unveränderbare Ablage oder lückenlose Änderungsprotokolle.
- Zuordnung von Belegen zu Buchungen in beide Richtungen.
- Ein Export im Format, das Ihre Kanzlei und im Prüfungsfall die Finanzverwaltung lesen.
- Zugriff auf Ihre Belege für die gesamte Aufbewahrungsfrist, auch nach einer Kündigung.
Fragen, die bei einer Prüfung kommen können
- Auf welchen Wegen gelangen Belege in Ihr System?
- Wer darf Belege ändern oder löschen, und wo ist das festgehalten?
- Wo steht, wie Ihre Abläufe funktionieren?
- Wie lange sind die Daten abrufbar?
- Können Sie Daten in auswertbarer Form bereitstellen?
Wer diese fünf Fragen ohne Nachdenken beantworten kann, hat seinen Beleg Ablauf im Griff. Wo die Antwort fehlt, setzt die Verbesserung an.
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