E-Rechnung bis 2028: ein Fahrplan für junge Unternehmen

Erst verstehen, was gemeint ist

Mit der E-Rechnung ist nicht die Rechnung per E-Mail gemeint. Nach § 14 Absatz 1 UStG ist sie eine Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie sich elektronisch weiterverarbeiten lässt. Sie muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungen genügen. Papier, PDF, Foto oder Textdatei gelten rechtlich als sonstige Rechnung.

Ein PDF und eine E-Rechnung sehen auf dem Bildschirm gleich aus, unterscheiden sich aber in ihrem Innern. Aus dem PDF muss ein Programm Beträge und Positionen erst herauslesen und kann sich dabei irren. Die E-Rechnung liefert dieselben Angaben als Daten, sodass die Buchführung des Empfängers sie ohne Abtippen übernimmt.

Merksatz

Entscheidend ist die Datei, nicht ihr Aussehen. Die lesbare Darstellung ist nur eine Zugabe.

Empfangen und Ausstellen sind zwei Aufgaben

Die Einführung läuft in Stufen, und Empfang und Ausstellung folgen verschiedenen Zeitplänen. Den Empfang schuldet seit 2025 jeder inländische Unternehmer. Bis wann Sie selbst noch Papier oder ein sonstiges elektronisches Format verwenden dürfen, regelt § 27 Absatz 38 UStG.

Die Schwelle von 800.000 Euro misst den Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nach vereinnahmten Entgelten. Für 2027 zählt demnach das Jahr 2026. Liegen Sie in der Nähe der Grenze, klären Sie mit Ihrer Kanzlei, welche Umsätze mitgerechnet werden.

Wen die Pflicht nicht trifft

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nicht ausstellen. Nach § 34a UStDV darf ihre Rechnung als sonstige Rechnung übermittelt werden.
• Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) dürfen weiter als sonstige Rechnung hinausgehen.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV sind ausgenommen.
• Rechnungen an Privatpersonen und an Geschäftskunden im Ausland fallen nicht unter die Pflicht für inländische Umsätze zwischen Unternehmern.

Beim Empfang gibt es keine Ausnahme. Auch Kleinunternehmer und Nebenerwerbsgründer müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Nach Hinweisen der Industrie und Handelskammern genügt dafür grundsätzlich ein E-Mail Postfach. Wichtig ist, dass Sie die Datei öffnen, prüfen und aufbewahren können.

XRechnung und ZUGFeRD

Der Fahrplan für Ihr Unternehmen

1. Sofort: Richten Sie ein Postfach für Rechnungen ein und legen Sie fest, wer eingehende Dateien öffnet, prüft und ablegt.
2. Bis Ende 2026: Lassen Sie sich von Ihrer Software zeigen, wie sie strukturierte Rechnungen empfängt, prüft und speichert. Fragen Sie nach dem Datum, ab dem sie den Versand beherrscht.
3. 2027: Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, stellen Sie auf strukturierte Rechnungen um. Andernfalls nutzen Sie das Jahr für einen Probelauf mit ausgewählten Kunden.
4. Ende 2027: Klären Sie, welche Kunden besondere Anforderungen haben, etwa eine Leitweg Kennung bei öffentlichen Auftraggebern.
5. Ab 2028: Alle Rechnungen an inländische Geschäftskunden gehen als strukturierte Datei hinaus.

Was Ihre Software können muss

• Empfang und Versand sind getrennt zu prüfen. Ein Programm kann strukturierte Rechnungen lesen, ohne sie zu erzeugen.
• Die Formate XRechnung und ZUGFeRD in der aktuellen Version.
• Die unveränderbare Ablage der Originaldatei für acht Jahre, nicht nur der lesbaren Darstellung.
• Eine Prüfung der Datei beim Empfang, die Fehler meldet, bevor gebucht wird.
• Ein Export, mit dem die Kanzlei die strukturierten Daten übernimmt.