Das Anbietergespräch: fünfzehn Fragen vor dem Kauf

Vorbereiten

1. Musterfall wählen: Ein echter Vorgang aus Ihrem Alltag, möglichst mit einer Besonderheit. Er dient als Maßstab für jede Demo.
2. Muss Kriterien festlegen: Höchstens fünf Punkte, an denen die Entscheidung hängt.
3. Zahlen mitbringen: Beschäftigte, Rechnungen, Aufträge oder Kontakte, heute und in zwölf Monaten.
4. Eine Person benennen, die Antworten mitschreibt, und eine, die fragt.

Fünfzehn Fragen in fünf Gruppen

Preis

1. Was kostet das Programm für unsere Zahl in zwölf Monaten, und was ändert sich, wenn wir wachsen?
2. Welche Funktionen stecken in welcher Stufe oder in welchem Modul?
3. Gelten die Preise netto, bei welcher Zahlungsweise und welcher Laufzeit?
4. Welche Aktionen laufen, und was zahlen wir danach?

Vertrag

1. Wie lang ist die Laufzeit, wie wird gekündigt, und wann dürfen Preise steigen?
2. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wer sind die Unterauftragnehmer?
3. Welche Verfügbarkeit ist zugesagt, und wofür haftet der Anbieter nicht?

Daten

1. Wo werden unsere Daten gespeichert und verarbeitet?
2. In welchem Format und zu welchen Kosten erhalten wir unsere Daten heraus?
3. Wie und bis wann werden Daten bei Vertragsende gelöscht oder zurückgegeben?

Funktionen

1. Können Sie unseren Musterfall vollständig nachbauen, und wo ist eine Anpassung nötig?
2. Welche Rollen und Rechte lassen sich in unserem Tarif einstellen?
3. Welche Schnittstellen gibt es zu unserer Kanzlei und zu unseren anderen Programmen?

Einführung und Betreuung

1. Wer führt ein, was kostet das, und wie lange dauert es?
2. Wie erreichen wir den Support, zu welchen Zeiten, und was kostet er?

Warnzeichen in den Antworten

• Preise nennt der Anbieter nur mündlich und nur im Gespräch.
• Ein befristeter Rabatt soll die Entscheidung beschleunigen.
• Zum Datenexport gibt es nur die Auskunft, das sei kein Problem, aber kein Format.
• Antworten zu Haftung und Auftragsverarbeitung kommen erst nach der Unterschrift.
• Auf die Musterfall Frage folgt die Antwort, das kläre man in der Einführung.

Danach

Lassen Sie sich die Antworten schriftlich bestätigen und halten Sie fest, wer was zugesagt hat. Legen Sie jedes Angebot gegen Ihre Muss Kriterien und rechnen Sie nach dem Schema des Leitfadens zu den Gesamtkosten. Entscheiden Sie erst, wenn die Zahlen auf Papier stehen, und planen Sie, wann Sie die Entscheidung überprüfen.

Antworten einordnen

Nicht jede Antwort ist gleich belastbar. Eine gute Antwort ist konkret, nennt Zahlen oder Formate und lässt sich schriftlich festhalten. Eine schwache weicht aus oder vertagt.

Ein Gespräch in vier Schritten

1. Mit dem Musterfall beginnen: Nennen Sie Ihren Fall und Ihre Zahlen, bevor der Anbieter sein Produkt vorstellt.
2. Die Fragen in fester Reihenfolge stellen: Preis, Vertrag, Daten, Funktionen, Einführung. Eine feste Reihenfolge verhindert, dass unangenehme Punkte untergehen.
3. Mitschreiben und zusammenfassen: Fassen Sie am Ende laut zusammen, was zugesagt wurde. Missverständnisse fallen sofort auf.
4. Ein schriftliches Angebot erbitten: Es soll alle genannten Zahlen enthalten, und Sie nennen eine Frist, bis zu der Sie entscheiden.