Softwarekosten rechnen: Beispiel für fünf und zehn Beschäftigte

Das Wichtigste in Kürze

Der Listenpreis ist der kleinste Teil, den Sie kennen. Dazu kommen Einführung, Schulung, Zusatzmodule, Zeit und der Ausstieg.

Rechnen Sie mit der Teamgröße in zwölf Monaten, nicht mit der von heute.

Im Beispiel kostet die Software für ein Team von fünf Beschäftigten 151,90 Euro im Monat, für zehn Beschäftigte 201,90 Euro.

Aktionspreise gehören nicht in die Jahresrechnung. Rechnen Sie mit dem Preis, den Sie nach der Aktion zahlen.

Halten Sie jede Annahme schriftlich fest, damit Sie die Rechnung nach einem Jahr überprüfen können.

Fünf Kostenarten

Was in eine vollständige Rechnung gehört
Kostenart	Die Frage	So rechnen Sie
Lizenz	Was kostet das Programm je Nutzer, je Beschäftigtem oder je Kontingent?	Preis mal Menge mal zwölf Monate
Zusatzmodule	Welche Funktion liegt in welchem Modul, und was kostet es?	Summe aller Module, die Sie nutzen
Einführung	Wer richtet ein, wie lange dauert es, was kostet es?	Angebot des Anbieters oder Stunden mal Kostensatz
Schulung und Betreuung	Wer lernt das Programm, wer hilft im Alltag?	Stunden mal interner Kostensatz
Ausstieg	Was kostet der Wechsel, und wann könnte er nötig werden?	Exportaufwand, Parallelbetrieb, Beratung

Beispiel: ein Team von fünf Beschäftigten

Ein Dienstleistungsunternehmen mit fünf Beschäftigten braucht Buchführung mit Einnahmenüberschussrechnung, Lohnabrechnung, eine Personalakte mit Zeiterfassung und ein gemeinsames Kundenregister. Die Beispielrechnung greift je Baustein ein veröffentlichtes Paket heraus. Es geht nur um das Rechnen, nicht um eine Empfehlung.

Jahreskosten für fünf Beschäftigte, netto
Baustein	Beispielpaket	Rechnung	Pro Monat	Pro Jahr
Finanzen	Lexware Office Stufe L	21,90 Euro	21,90 Euro	262,80 Euro
Lohn	Sage Payroll Essentials, 5 Beschäftigte enthalten	20,00 Euro	20,00 Euro	240,00 Euro
Personal	Sage HR Basis mit Zeit, 7,00 Euro je Beschäftigtem	5 mal 7,00 Euro	35,00 Euro	420,00 Euro
Vertrieb	CentralStationCRM Small Office, bis 10 Nutzer	75,00 Euro	75,00 Euro	900,00 Euro
Summe			151,90 Euro	1.822,80 Euro

Stand der Preise: 25. und 27. September 2026, ohne Umsatzsteuer und ohne Aktionen.

Dasselbe Team nach einem Jahr: zehn Beschäftigte

Jahreskosten für zehn Beschäftigte, netto
Baustein	Beispielpaket	Rechnung	Pro Monat	Pro Jahr
Finanzen	Lexware Office Stufe L, gleiche Stufe angenommen	21,90 Euro	21,90 Euro	262,80 Euro
Lohn	Sage Payroll Essentials: 20 Euro plus 5 mal 3 Euro	35,00 Euro	35,00 Euro	420,00 Euro
Personal	Sage HR Basis mit Zeit	10 mal 7,00 Euro	70,00 Euro	840,00 Euro
Vertrieb	CentralStationCRM Small Office, bis 10 Nutzer	75,00 Euro	75,00 Euro	900,00 Euro
Summe			201,90 Euro	2.422,80 Euro

Die Annahme gleicher Stufen bei den Finanzen müssen Sie für Ihren Fall prüfen. Kontingente können sich ändern.

Die Rechnung steigt um 50 Euro im Monat, 600 Euro im Jahr. Das ist überschaubar. Der eigentliche Punkt ist die Richtung: Zwei von vier Bausteinen wachsen mit jeder Person, und wer das nicht vorausrechnet, wird von der Zahl bei der Verlängerung überrascht.

Was die Tabellen nicht zeigen

Umsatzsteuer: Alle Preise sind netto. Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, ist die Umsatzsteuer für Sie ein durchlaufender Posten. Als Kleinunternehmer tragen Sie sie als Kosten.

Einführung und Schulung: Auch bei einfachen Programmen kostet die Einrichtung Zeit. Rechnen Sie Stunden mal Ihren internen Kostensatz.

Zusatzmodule: Jedes Modul, das Sie später dazubuchen, verändert die Jahreszahl.

Aktionen: Ein Rabatt in den ersten Monaten senkt das erste Jahr, nicht das zweite. Sage Active bietet Neukunden zum Beispiel 50 Prozent Rabatt für drei Monate, laut Hersteller bis 4. Januar 2027. Danach gilt der Listenpreis.

Der Ausstieg: Er kostet am wenigsten, wenn Export und Kündigung schon vor dem Kauf geklärt sind.

Die Rechnung überprüfen

Schreiben Sie die Annahmen auf: Teamgröße, Module, Laufzeit, Aktionen.

Rechnen Sie nach sechs Monaten gegen: Stimmt die Beschäftigtenzahl, wurden Module dazugebucht?

Rechnen Sie vor der Verlängerung noch einmal mit den tatsächlichen Zahlen und der erwarteten Teamgröße des nächsten Jahres.