Die Lohnfrage erst im Einstellungsmonat klären
Wer die erste Abrechnung unter Zeitdruck aufsetzt, übernimmt Fehler in die Stammdaten, die sich später durch jeden Monat ziehen.
Station 3 von 5
Erstes Team
Lohn, Zeit und Personalakte
- GründungDas Fundament legenStation 1
- Erste UmsätzeRechnungen schreiben, Kunden verfolgenStation 2
- Erstes TeamLohn, Zeit und PersonalakteAktuelle Seite
- WachstumAbläufe und Rechte festigenStation 4
- AusbauProzesse verbindenStation 5
Mit der ersten Anstellung wird das Unternehmen zum Arbeitgeber, und das bringt feste Pflichten mit sich: Abrechnung in Textform, Anmeldungen und Beiträge zu festen Terminen, Meldungen an die Sozialversicherung. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber, auch wenn jemand anderes rechnet.
Dazu kommen zwei Themen, die gern verschoben werden: die Erfassung der Arbeitszeit und der Umgang mit Personaldaten. Beides lässt sich mit wenig Aufwand sauber aufsetzen, wenn es früh geschieht.
Daran erkennen Sie diese Station
- Die erste Person ist angestellt oder die Einstellung ist beschlossen.
- Gehaltsabrechnungen kommen von der Kanzlei oder aus einer Tabelle.
- Urlaub und Arbeitszeiten stehen in Kalendern und Chats.
Aufgaben in dieser Station
Entscheiden, ob Sie Lohn selbst abrechnen oder auslagern
Programme aus der Cloud sind für Standardfälle preiswert, lassen aber oft Baulohn, den öffentlichen Dienst und Versorgungsbezüge außen vor. Wer auslagert, gibt Arbeit ab, aber nicht die Verantwortung. Der Leitfaden zum ersten Mitarbeiter hilft bei der Entscheidung.
BausteinLohn und Gehalt
Die monatlichen Fristen kennen
Die Lohnsteueranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach dem Anmeldezeitraum fällig (§ 41a EStG), die Sozialversicherungsbeiträge am drittletzten Bankarbeitstag des Monats (§ 23 SGB IV). Die Abrechnung erhalten Beschäftigte in Textform (§ 108 GewO). Meldungen regelt § 28a SGB IV.
BausteinLohn und Gehalt
Arbeitszeit erfassbar machen
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit nach Beginn, Ende und Dauer aufzeichnen müssen. Wie das geschieht, lässt der Beschluss offen. Auch bei Vertrauensarbeitszeit bleibt die Aufzeichnung nötig.
BausteinPersonal und Zeit
Die Personalakte mit Rechten führen
Entscheiden Sie, wer Gehälter, Krankmeldungen und Abmahnungen sieht, bevor die erste Akte angelegt wird. Rollen und Rechte sind wichtiger als jede Zusatzfunktion. Prüfen Sie, in welchem Tarif sie einstellbar sind.
BausteinPersonal und Zeit
Verträge mit Zugriff auf Beschäftigtendaten prüfen
Speichert ein Anbieter Daten Ihrer Beschäftigten für Sie, ist er Auftragsverarbeiter, und Artikel 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag. Klären Sie Serverstandort, Unterauftragnehmer und die Löschung zum Vertragsende.
BausteinPersonal und Zeit
Welche Bausteine in dieser Station anstehen
- Jetzt: Steht in dieser Station an.
Finanzen und Rechnungen
Personalkosten müssen sauber in die Buchführung übergehen. Prüfen Sie, ob Ihr Programm den Buchungsexport der Lohnabrechnung aufnimmt.
- Jetzt: Steht in dieser Station an.
Lohn und Gehalt
Sobald Beschäftigte da sind, gelten monatliche Fristen für Lohnsteuer, Beiträge und Meldungen.
- Als Nächstes: Jetzt vorbereiten, bald nötig.
Personal und Zeit
Arbeitszeit erfassen und Akten mit Rechten führen gehört zu den ersten Pflichten, lässt sich bei wenigen Beschäftigten aber mit einem schlanken Baustein lösen.
- Jetzt: Steht in dieser Station an.
Vertrieb und Kunden
Mit wachsendem Team teilen sich mehrere Personen Kundenkontakte. Das Register muss dann pflegbar bleiben.
- Später: Kann warten, bis ein Anlass entsteht.
Betrieb und Waren
Solange Aufträge nicht über Lager und Einkauf laufen, bleibt ein ERP System verzichtbar.
- JetztSteht in dieser Station an.
- Als NächstesJetzt vorbereiten, bald nötig.
- SpäterKann warten, bis ein Anlass entsteht.
- Noch nicht nötigFür Ihren Stand kein Thema.
Typische Fehler in dieser Station
Arbeitszeiten im Kalender sammeln
Ein Kalender zeigt Termine, aber keine Pausen und keine tatsächliche Dauer. Die Erfassung muss vollständig und nachprüfbar sein.
Personalakten im gemeinsamen Ordner ablegen
Ohne Rechtekonzept sieht jeder mit Zugriff alles. Das ist ein Datenschutzproblem, bevor es ein Organisationsproblem wird.
Ausschlusslisten nicht lesen
Sage Payroll schließt Baulohn, Betriebsrenten und öffentlichen Dienst ausdrücklich aus. Auch andere Anbieter nennen Ausschlüsse. Wer das erst nach dem Kauf liest, wechselt unter Zeitdruck.
Fragen, die Sie jetzt klären sollten
- Rechnen wir selbst ab oder lagern wir aus, und wer trägt im Fehlerfall die Verantwortung gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung?
- Fallen Sonderfälle an, die ein Programm ausschließen könnte?
- Wie erfassen wir Arbeitszeit, und wer prüft die Aufzeichnungen?
- Wer darf welche Teile der Personalakte sehen?
Fristen, die in dieser Station zählen
- WiederkehrendWiederkehrend
Lohnsteueranmeldung
Arbeitgeber melden die einbehaltene Lohnsteuer bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums an.
- WiederkehrendWiederkehrend
Beiträge zur Sozialversicherung
Die Beiträge werden zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wurde. Die Höhe wird zunächst geschätzt.
- Gilt
Arbeitszeiterfassung: Beschluss des Bundesarbeitsgerichts
Arbeitgeber haben die tägliche Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Dauer aufzuzeichnen (Aktenzeichen 1 ABR 22/21). Eine bestimmte Form schreibt der Beschluss nicht vor.
- Entwurf
Arbeitszeiterfassung: Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums
Ein Entwurf sieht vor, die Arbeitszeit auf elektronischem Weg noch am Tag der Arbeit aufzuzeichnen, mit gestaffelten Übergangsfristen. Nach Berichten vom 1. Oktober 2026 wurde er noch innerhalb der Bundesregierung abgestimmt. Er ist nicht in Kraft.
Leitfäden für diese Station
Der erste Mitarbeiter: Lohn, Meldungen und Fristen
Was monatlich fällig wird, ob Sie selbst abrechnen oder auslagern sollten und was Lohnsoftware kostet, wenn das Team wächst.
Arbeitszeit erfassen: was heute gilt und was geplant ist
Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts, der Gesetzentwurf von 2026 und was bei der Auswahl einer Lösung zählt.
Personaldaten digital führen: Rechte, Löschung und Auftragsverarbeitung
Wie Sie eine digitale Personalakte so aufsetzen, dass Datenschutz und Alltag zusammenpassen.
Softwareverträge lesen: Laufzeit, Daten und Ausstieg
Welche Klauseln vor der Unterschrift zählen und was der Data Act für den Anbieterwechsel ändert.
Checklisten für diese Station
Erste Einstellung vorbereiten
Von der Lohnabrechnung bis zur Personalakte: Was geklärt sein sollte, bevor die erste Person anfängt.
Vertragsprüfung
Die Klauseln, die Sie vor der Unterschrift eines Softwarevertrags geprüft haben sollten.
Softwareprofile für diese Station
Alphabetisch sortiert, ohne Wertung
Personal und Zeit
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Vertrieb und Kunden
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Personal und Zeit
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Arbeits- und Projektzeiterfassung mit Abwesenheiten, Stundenkonten, Berichten und Übergaben an Rechnungs- oder Lohnprogramme.
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Lohn und Gehalt
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Lohn und Gehalt
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Lohn und Gehalt
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Lohnprogramm, das Abrechnung, Meldungen und die Buchung der Personalkosten mit Lexware Office verbindet.
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Finanzen und Rechnungen
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Finanzen und Rechnungen
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Personal und Zeit
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Lohn und Gehalt
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Vertrieb und Kunden
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