CRM ohne Overhead: eine Pipeline in vier Wochen aufsetzen

Wie ein junges Verkaufsteam mit wenigen Phasen und Pflichtfeldern ein System aufbaut, das tatsächlich gepflegt wird.

Lesezeit 4 Minuten
Rechtsstand 13. Oktober 2026
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Das Wichtigste in Kürze

Wenn ein CRM nicht angenommen wird, liegt das selten an der Technik. Meist fehlen klare Ziele, es gibt zu viele Phasen und Felder, die Daten sind ungeprüft oder das Team wurde nicht mitgenommen.
Starten Sie mit vier bis sechs Phasen, einer verantwortlichen Person und wenigen Pflichtfeldern.
Bereinigen Sie die Daten, bevor sie importiert werden. Dubletten und veraltete Kontakte machen jedes System träge.
Werbung per E-Mail setzt nach § 7 UWG in der Regel eine vorherige ausdrückliche Einwilligung voraus. Bei Anrufen bei Unternehmen genügt zumindest eine mutmaßliche Einwilligung.
Kontrollieren Sie nach einem, nach zwei und nach drei Monaten, ob Kontakte, nächste Schritte und Abschlussgründe eingetragen sind.

Mit einer Frage beginnen

Bevor Sie ein Programm öffnen, formulieren Sie, welche Frage das CRM beantworten soll. Zum Beispiel: Welche Angebote warten auf eine Antwort, und wer ruft wann an? Oder: Woher kommen die Kunden, die abschließen? Eine solche Frage bestimmt, welche Daten Sie brauchen. Alles andere lässt sich später ergänzen.

Die Pipeline: vier bis sechs Phasen

Beispiel einer schlanken Pipeline für Geschäftskunden
Phase	Bedeutung	Weiter, wenn
Erstkontakt	Eine Person hat sich gemeldet oder wurde angesprochen.	Ein Gespräch ist vereinbart.
Gespräch geführt	Bedarf und Entscheider sind bekannt.	Ein Angebot ist erbeten.
Angebot versendet	Ein konkretes Angebot liegt beim Kunden.	Der Kunde reagiert.
Verhandlung	Preis, Umfang oder Bedingungen werden besprochen.	Eine Entscheidung fällt.
Abschluss oder Absage	Der Auftrag ist erteilt oder abgelehnt.	Der Grund steht im Datensatz.

Passen Sie die Namen an, nicht die Zahl der Phasen. Mehr als sechs Phasen werden selten sauber gepflegt.

Entscheidend sind die Bedingungen für den Wechsel in die nächste Phase. Wer sie nicht festlegt, schiebt Datensätze nach Gefühl. Dann zeigt die Pipeline Hoffnung statt Stand.

Fünf Pflichtfelder genügen

Firma und Ansprechperson.
Herkunft des Kontakts, zum Beispiel Empfehlung, Messe oder Anfrage über die Website.
Phase.
Nächster Schritt mit Datum.
Geschätzter Auftragswert.

Das Feld für den nächsten Schritt mit Datum ist das wichtigste. Es verhindert, dass Kontakte versanden, und es macht aus der Datenbank eine Aufgabenliste.

Daten vor dem Import bereinigen

Dubletten zusammenführen, bevor sie im neuen System verteilt werden.
Veraltete Kontakte aussortieren oder gesondert markieren.
Einheitliche Schreibweise für Firmen und Länder festlegen.
Pro Kontakt festhalten, woher die Daten stammen und ob eine Einwilligung zur Ansprache vorliegt.

Rechtliche Leitplanken bei der Ansprache

Das CRM speichert, wen Sie ansprechen. Wie Sie ansprechen dürfen, regelt § 7 UWG. Werbung mit elektronischer Post ist unzumutbar, wenn der Empfänger nicht vorab ausdrücklich eingewilligt hat. Eine Ausnahme gilt für Bestandskunden unter vier Bedingungen: Sie haben die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten, nutzen sie für Werbung für eigene ähnliche Produkte, der Kunde hat nicht widersprochen und wurde bei der Erhebung und bei jeder Nutzung auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen.

Für Anrufe gegenüber Unternehmen genügt nach § 7 Absatz 2 Nummer 1 UWG zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. Ob sie vorliegt, hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie Ihre Ansprache vorab rechtlich prüfen. Verarbeitet ein CRM Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie außerdem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Der Plan für 90 Tage

Was Sie nach 30, 60 und 90 Tagen prüfen
Zeitpunkt	Frage	Handlung bei einem Nein
30 Tage	Stehen alle aktiven Kontakte im System?	Zuständigkeit klären, Altbestand nachtragen.
60 Tage	Hat jeder offene Datensatz einen nächsten Schritt mit Datum?	Wöchentliche Durchsicht einführen.
90 Tage	Werden Abschlüsse und Absagen mit Grund festgehalten?	Pflichtfeld für den Grund ergänzen.

Kosten für das Team rechnen

Preise je Nutzer wachsen mit dem Team, und die Stufen unterscheiden sich stark. Acht Nutzer kosten je nach Programm und Stufe 56 Euro im Monat bei sieben Euro je Lizenz oder 760 Euro bei 95 Euro je Nutzer. Das sind verschiedene Leistungen, keine Alternativen zum selben Preis. Kostenlose Einstiege helfen, Abläufe zu klären: CentralStationCRM etwa ist bis drei Nutzer und 200 Kontakte kostenlos. Planen Sie aber den Zeitpunkt ein, an dem Sie die Grenze erreichen.

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